仕事の断りメール例文｜追加作業・納期の前倒し・案件そのものを、関係を残して断る3つのパターン（フリーランス）
依頼を断るメールは、関係・理由・代案・断りの強さの4つを先に決めれば、関係を残して丁寧に断る1通になります。追加作業なら別の見積もりを、前倒しなら当初の納品日を、案件そのものなら受けられる分野を添えれば、次の相談につなげられます。AIへの依頼文をClaudeで4回試すと、頼んでいない代案や次回の含みが足された回は0回でした（ChatGPTは未確認）。
断りメールの例文3通り
| こんなとき | 使う例文 |
|---|---|
| 契約（見積もり）に無い追加作業を頼まれた | 1. 範囲の外だと伝えて、別の見積もりを出す |
| 納期の前倒しを頼まれた | 2. 当初の納品日を守ると伝える |
| 案件そのものを受けられない | 3. 受けられる分野を添えて、今回は見送る |
| 値下げを頼まれた | 見積もりが高いと言われたときの返信メール例文｜値引きする・範囲を減らす・値下げを断る、筋の通った3つのパターン |
社名・名前・日付は例です。自分の取引に置き換えてください。
1. 範囲の外だと伝えて、別の見積もりを出す（追加作業）
Webデザイナーが、A社の鈴木様からバナー3点の制作を受けている途中で、見積もりに無いLPコーディングを「今週中に追加で」と頼まれた例です。
件名：LPコーディングのご依頼について（バナー制作）
A社
鈴木様
お世話になっております。〇〇です。
LPコーディングのご依頼をいただき、ありがとうございます。
当初のお見積もりはバナー3点の制作でしたので、LPコーディングは今回の範囲に含まれておりません。そのため、今週中の追加としてはお引き受けできかねます。
LPコーディングは、別途お見積もりのうえ、来週以降であればお引き受けできます。ご希望でしたらお知らせください。お見積もりをお送りします。
バナー3点は、予定どおり進めております。
今後ともよろしくお願いいたします。
〇〇（署名）
線引きは、見積もりの言葉を「当初のお見積もりは〜でしたので」と並べるだけで伝わります。「今週は予定が埋まっている」だけを理由にすると、範囲の外だということが伝わりません。
2. 当初の納品日を守ると伝える（納期の前倒し）
動画編集者が、C社の山田様から10月9日納品の予定で受けている編集を、今週中に前倒しで納品してほしいと頼まれた例です。
件名：納品日の前倒しについて（動画編集）
C社
山田様
お世話になっております。〇〇です。
納品日の前倒しについて、ご相談をいただきありがとうございます。
申し訳ございませんが、ほかの案件の予定がすでに入っており、今週中に作業の時間を取ることができません。今週中の納品はお引き受けできかねます。
当初のお約束どおり、10月9日に納品いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
〇〇（署名）
代案を出さないときは、変わらない納品日だけを書きます。お詫びは1回にとどめます。
3. 受けられる分野を添えて、今回は見送る（案件そのもの）
毎月D社の採用サイトの記事を書いているWebライターが、佐藤様から医療分野の専門記事10本を新しく頼まれた例です。
件名：医療分野の記事のご依頼について
D社
佐藤様
お世話になっております。〇〇です。
医療分野の記事10本のご依頼をいただき、ありがとうございます。
医療分野は私の専門外で、内容の正確さに責任を持つことができないため、今回はお引き受けを見送らせてください。
採用や働き方の分野の記事であれば、引き続きお引き受けできます。そうした記事のご予定がありましたら、またお声がけいただけますと幸いです。
毎月の採用サイトの記事は、これまでどおり進めてまいります。
今後ともよろしくお願いいたします。
〇〇（署名）
理由は1つだけにし、受けられる分野を1文で書いておくと、相手は次に何を頼めるかが分かります。
3通りとも、下の依頼文でAIが返した文面（2026-09-27・当時の無料版の標準モデル Sonnet 5）をもとに、当サイトが件名・宛名・署名と、続けている仕事を進める1文を足し、重なったお詫びを削って整えたものです。今の無料版で同じ依頼文を試した結果は、次のとおりです（理由・代案・断りの強さ・日付は、例文と同じでした）。
試した結果（Claude の無料プランの標準モデル Sonnet 5.5・2026-10-01・下の依頼文どおりに4回〈追加作業2回・納期の前倒し1回・案件そのもの1回〉。ChatGPTでは未確認）: 4回とも、渡した理由・代案・断りの強さのとおりに書かれ、納品日（10月9日）も渡したとおりでした。「代案は出さない」と書いた1回でも、代案や次回の含みは足されませんでした。件名は4回とも入っていました。宛名の社名が無い回が1回、自分の名前が無い回が2回ありました。
4つの決めごと
| 決めごと | 選ぶこと | 書き方の例 |
|---|---|---|
| 関係を続けたいか | 今後も仕事を受けたい相手か、今回限りか | 「今後も継続的に仕事を受けたい相手です」 |
| 理由をどこまで言うか | 事情を詳しく書くか、大枠だけにするか | 「理由は『他案件で稼働が埋まっている』とだけ伝え、詳細は書かない」 |
| 代案を出すか | 納期をずらす・別途見積もりなどを出すか、出さないか | 「代案として、来週以降であれば対応可能と伝える」／「代案は出さない」 |
| どのくらいきっぱり断るか | はっきり断るか、次回以降の含みを残すか | 「今回は難しいが、次の案件では前向きに検討したい、という含みを残す」 |
感謝→理由→代案→今後もよろしく、というメールの組み立てはAIがやってくれます。自分で決めるのはこの4つだけです。下の依頼文の【】に、この4つを書き込みます。
AIへの依頼文（プロンプト）
【】の中を自分の状況に書き換えて、AIチャットに貼り付けてください（下の文は、AIへの指示文＝プロンプトです）。取引先の名前や金額をAIに貼ってよいか迷うときは、先に記事「ChatGPTに取引先名・金額を入れていい？心配なときの考え方と、学習に使わせない設定の方法」を読んでください。
以下の状況で、取引先に送る断りメールの本文を書いてください。
状況：【自分の仕事と、受けている案件の内容】。【相手の会社名・担当者名】から【断りたい依頼の内容】を頼まれました。
条件：
- 関係：【今後も仕事を続けたい相手です／今回限りの関係です】
- 理由：【伝える理由を1文で】とだけ伝え、それ以上の事情は書かない
- 代案：【出す代案を1文で】と伝える／代案は出さない（どちらか一方を残す）
- 断りの強さ：【きっぱり断る／次回以降の含みを残す】
- 【250】字程度、丁寧だが卑屈になりすぎないトーン「代案」の行は必ずどちらかを書いてください。書かないと、代案や次回の含みを入れるかどうかをAIが決めることになります（書かずに頼んだときの記録は、下の「注意：AIに短く頼んだときに足された一文（1回の記録）」にあります）。範囲の外だと伝えたいときは、「理由」の行にそう書きます（下の記入済みの例）。
【】を入力欄で埋めたいときは、入力欄つきで開く（このサイトの穴埋めツール。入力は送信も保存もされません）
記入済みの例と実際の出力（追加作業を、範囲の外だと伝えて断る）
記入済みの例
以下の状況で、取引先に送る断りメールの本文を書いてください。
状況：Webデザイナーとして、A社のバナー3点の制作を受けています（見積もりはバナー3点のみ）。A社の鈴木様から、見積もりに入っていないLPコーディングを今週中に追加でしてほしいと頼まれました。
条件：
- 関係：今後も仕事を続けたい相手です
- 理由：「当初のお見積もりはバナー3点の制作で、LPコーディングは範囲に含まれていない」とだけ伝え、それ以上の事情は書かない
- 代案：「LPコーディングは、別途お見積もりのうえ、来週以降であればお引き受けできる」と伝える
- 断りの強さ：きっぱり断る
- 250字程度、丁寧だが卑屈になりすぎないトーン実際の出力（Claude Sonnet 5.5〈無料プランの標準モデル〉・2026-10-01・4回のうち1回。ChatGPTでは未確認）
件名：LPコーディングのご依頼について
A社 鈴木様
いつもお世話になっております。〇〇です。
LPコーディングのご依頼、ありがとうございます。
当初のお見積もりはバナー3点の制作で、LPコーディングは範囲に含まれておりません。そのため、今週中の対応はお受けできかねます。
LPコーディングは、別途お見積もりのうえ、来週以降であればお引き受けできます。ご希望でしたら、内容を伺ったうえで見積もりをお送りします。
引き続きバナー3点の制作は予定どおり進めてまいります。今後ともよろしくお願いいたします。
〇〇
範囲の外だという一文と代案は、渡したとおりに入りました。「バナー3点の制作は予定どおり進めてまいります」は頼んでいない一文ですが（出力の後ろに「不要であれば削除してください」と補足が付いていました）、事実どおりなので、例文1にも同じ趣旨の一文を入れています。
送る前に確かめる2点
納品日や「来週以降なら受けられる」といった日付と、代案・次回の約束は、送ると取り消せません（相手はそれを前提に次の手を決めます）。AIの書き間違いに加えて、【】に自分で入れた日付の打ち間違いも防ぐために、念のため下の2行だけ確かめてください。
（上の依頼文どおりの4回では、この2行で直す所はありませんでした）
| 探すもの | 見つけたら |
|---|---|
| 当初の納品日・代案の時期・断る作業の名前が、自分の予定表と見積書（契約書）に書いたものと同じか | メールを、予定表・見積書のとおりに直す |
| 決めていない代案・含み・約束（値引き・「次回は必ず」・「条件が変われば改めて」など）が無いか | 決めたものだけ残し、ほかは消す |
宛名の会社名と、名乗り・署名の自分の名前は、4回のうち抜けた回がありました。足してから送ってください。ここまでで送れます。この下は、場面ごとの埋め方と補足、AIに短く頼んだときの記録です。
場面ごとの【】の埋め方
| 場面 | 【】の埋め方 |
|---|---|
| 追加作業 | 理由: 見積もり（契約）の範囲の外 代案: 別の見積もりと、 受けられる時期 強さ: きっぱり断る |
| 納期の前倒し | 理由: ほかの予定があり、 時間が取れない 代案: 出さない （当初の納品日だけ書く） 強さ: きっぱり断る |
| 案件そのもの | 理由: 専門外・空きが無い、 など1つだけ 代案: 受けられる分野、 または紹介できる人 強さ: 次回以降の含みを残す |
状況の行には、見積もり・契約書に書いてある範囲と納品日を、書類と同じ言葉で入れてください。書類と食い違う説明で断ると、後から「言っていることが違う」という行き違いの元になります。値下げを断るときは、上の表の見積もりの記事の依頼文を使ってください。
契約の解除や損害賠償が絡みそうな断り方（案件を大幅な途中で辞退する、など）は、契約の形によって扱いが変わります。送る前に契約書の該当箇所を読み、心配なら専門家に相談してください。
AIを使わない方が速いケース
一言で済む軽い日程調整の断り（「その日は難しいです」など）は、自分でそのまま打った方が速いケースがほとんどです。
見分け方は、4つの決めごとのうち悩む所（関係を続けたいか・代案を出すか）があるかどうかです。「その日は都合が悪い」程度の断りには、理由の詳しさも代案も断りの強さも、ほぼ選ぶ余地がありません。【】を埋める時間があれば、そのまま返信を打つほうが早く終わります。
注意：AIに短く頼んだときに足された一文（1回の記録）
下は、この記事の依頼文を使わず、「代案」の行を書かずに値下げを断る文を頼んだ1回で、AIが自分から足した一文です。上の依頼文を別の3つの場面で4回試すと、頼んでいない代案や次回の含みが足された回は0回でした（値下げの場面と、短く頼む形はどちらも1回ずつしか確かめていません）。代案の行を省かず、上の形で頼んでください。
頼んだ文（Claude Sonnet 5・2026-09-20）は次のとおりです。
以下の状況で、取引先に送るメール本文を書いてください。
状況：ライターとして、B社から月4本の記事執筆を受注しています。B社の担当者から「来月から1本あたりの単価を2割下げてほしい」という依頼がありました。値下げには応じられません。今後も取引は続けたいと思っています。
条件：
- 値下げには応じられないことをはっきり伝える
- 理由は「現在の単価は稼働時間に見合った適正な設定である」とだけ伝える
- 250字程度、丁寧なビジネスメールのトーンで| 足されたもの | 1回中 | 実際の文面 |
|---|---|---|
| 条件次第で値下げに応じるとも読める含みの一文 | 1回 | 「今後、記事の本数や内容に変更があった場合には、あらためて単価についてご相談させていただければと存じます」 |
1回だけの記録で、毎回起きるとも起きないとも言えません。
検証ログ
使用したAI・検証日・この検証の限界・更新履歴
- 使用モデル: Claude Sonnet 5.5（claude-sonnet-5-5。2026-10-01時点の Claude の無料プランの標準モデル）。それより前の試しは Claude Sonnet 5（claude-sonnet-5。当時の無料プランの標準モデル）。毎回新しい会話で、Anthropic のコマンドから実行しました（チャット画面 claude.ai からではありません）。10月1日の4回は、道具を持たせず、当サイトのファイルを読めない状態で実行しました（記録で確認）。ChatGPTでは試していません。同じ依頼文でも、出力はAIの種類・時期・設定で変わります
- 2026年10月1日（Sonnet 5.5・4回）: 上の依頼文どおりに、追加作業の記入済みの例で2回、納期の前倒し・案件そのものの記入例で各1回。4回とも理由・代案・断りの強さは渡したとおり、納品日（10月9日）も渡したとおり。代案・次回の含み・値引きの申し出が足された回 0回。件名あり 4回。宛名に社名なし 1回。名乗り・署名の名前なし 2回。頼んでいないお詫び（「せっかくお声がけいただいたのに、申し訳ございません」）1回。事実どおりの頼んでいない一文（バナー3点は予定どおり進める）1回。依頼文は変えていません
- それより前（Sonnet 5）: 2026年9月27日に同じ依頼文で3つの場面を1回ずつ（例文3通りは、この3回の出力をもとに整えました。例文2は「2週間後」を日付に直しています。例文1の最後の一文は9月20日の出力から、例文3の最後の一文は当サイトが足しました）。2026年9月20日に、場面ごとの別の依頼文を3本1回ずつ（値下げの1本は上の注意の節）
納期の前倒しの記入例の出力（2026-10-01・Sonnet 5.5）
状況：動画編集者として、C社の動画編集を、10月9日納品の予定で受けています。C社の山田様から、今週中に前倒しで納品してほしいと頼まれました。
関係：今後も仕事を続けたい相手です／理由：「ほかの案件の予定がすでに入っていて、今週中に作業の時間を取れない」とだけ伝え、それ以上の事情は書かない／代案：代案は出さない／断りの強さ：きっぱり断る／200字程度、丁寧だが卑屈になりすぎないトーン件名：納期前倒しのご依頼について
山田様
いつもお世話になっております。ご連絡ありがとうございます。
ご依頼いただいた今週中の前倒し納品についてですが、他案件の予定がすでに入っており、今週中に作業時間を確保することができません。誠に申し訳ありませんが、お受けいたしかねます。
納品は当初のお約束どおり、10月9日にお届けいたします。引き続きよろしくお願いいたします。
（署名）
案件そのものの記入例の出力（2026-10-01・Sonnet 5.5）
状況：Webライターとして、D社の採用サイトの記事を毎月書いています。D社の佐藤様から、新しく医療分野の専門記事10本の執筆を頼まれました。
関係：今後も仕事を続けたい相手です／理由：「医療分野は専門外で、内容の正確さに責任を持てない」とだけ伝え、それ以上の事情は書かない／代案：「採用や働き方の分野の記事であれば、引き続きお引き受けできる」と伝える／断りの強さ：次回以降の含みを残す／250字程度、丁寧だが卑屈になりすぎないトーン件名：医療分野の記事執筆のご依頼につきまして
D社 佐藤様
いつもお世話になっております。ライターの〇〇です。
このたびは、医療分野の専門記事10本のご依頼をいただき、ありがとうございます。
検討いたしましたが、医療分野は私の専門外であり、内容の正確さに責任を持てないため、今回は辞退させていただきます。せっかくお声がけいただいたのに、申し訳ございません。
採用や働き方の分野の記事であれば、引き続き喜んでお引き受けいたします。今後、該当分野でのご依頼がありましたら、ぜひご相談ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
〇〇
この検証の限界
- 架空の状況で、回数も少なく、同じことが毎回起きるとも起きないとも言えません。「送る前の2点で直す所が0回」は今回の4回の結果で、割合の目安ではありません
- 日本語・Claude のみで試しました（他のAIでの再現は未確認）
更新履歴
- 2026-11-11: 題名と冒頭の文を、内容が先に分かる形に直しました（本文は変えていません）
まとめ
断りメールをAIに下書きさせるときは、「関係を続けたいか」「理由をどこまで言うか」「代案を出すか」「どのくらいきっぱり断るか」の4つを自分で決めて渡し、「代案」の行は出す・出さないのどちらかを必ず書きます。送る前は「送る前に確かめる2点」で、日付と、決めていない代案・約束だけを確かめます。
さらに知りたい人へ
- 取引先に送るメールの例文｜見積もりの返信・断り・値上げまで、場面から探せる一覧（フリーランス・個人事業主） — ほかの場面のメールを探すとき
- 値上げのお願いメールの例文｜相談の形で申し出、保留の後は話した内容を確かめて進められる2つの送り方 — 反対に、こちらから単価の値上げを相談するとき
- プロンプトの型 穴埋めツール — 【】の空欄を1つずつ入力して、埋め漏れのない状態でコピーできます
- テンプレート集（note・1,280円）の中身と無料で読める範囲 — 取引先への文面の型20本（この記事の例文は入っていません）
AI生成コンテンツに関する開示: 本記事はAI（Claude）が調査・検証・執筆したものです。例文3通りは、Claude Sonnet 5（2026-09-27）の出力をもとに当サイトが整えた例です。掲載した出力例は Claude Sonnet 5.5（2026-10-01）と Sonnet 5（2026-09-20）で実際に生成したもので、検証は検証ログに記載の範囲にとどまり、ChatGPTでの動作は確認していません。法務に関わる判断は必ず専門家にご確認ください。本サイトは広告・アフィリエイトリンクを含む場合があります。詳しくは免責事項をご確認ください。